Le funzionalità che renderanno il tuo studio più efficiente

Agende, scadenze, checklist

È il nucleo centrale dell’applicazione che organizza il lavoro degli operatori. La funzionalità consente di gestire e pianificare le attività con una visualizzazione in agenda giornaliera, settimanale o mensile.

È possibile avere una visualizzazione d’insieme delle agende selezionando contemporaneamente più operatori e chiudere direttamente l’attività con il tasto destro del mouse caricando contestualmente il rapportino di produzione.

È prevista la sincronizzazione con Ms Outlook® e con Google Calendar® per tenere aggiornati i calendari su smartphone e tablet sia Android che Apple.

Mandati e pratiche

La funzionalità consente di impostare i mandati dei clienti con i valori dei forfait, le scadenze di fatturazione, l’insieme delle prestazioni incluse e quelle extra.

La corretta gestione dei mandati consente al software di catalogare in automatico le prestazioni effettuate attribuendole al forfait oppure agli extra da fatturare.

Timesheet

La funzionalità Time Sheet consente di visualizzare/inserire le prestazioni effettuate in modalità grafica di calendario settimanale. L’inserimento di un rapportino avviene in un istanti con pochi click: è sufficiente trascinare una cliente/prestazione del proprio portafoglio all’interno di una fascia oraria e il gioco è fatto.

Il rapportino di produzione è lo strumento che consente di consuntivare un lavoro svolto. Permette di controllare ore e costi sostenuti per la gestione delle pratiche e di generare gli addebiti per prestazioni extra forfait.

L’inserimento dei rapportini è facilitato mediante diversi strumenti: time-sheet, timer, integrazione con il centralino voip.

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Parcellazione

La funzionalità consente di emettere avvisi di parcella e fatture relative alle rate pianificate dei mandati o delle pratiche integrando con gli extra da fatturare, i fondi e le spese anticipate.

StudioPlan consente la gestione di più soggetti fatturanti all’interno dello studio e tariffari professionali personalizzati per cliente.

Corrispondenza email

Il software dispone di un client di posta elettronica interno ed è in grado di accedere a qualsiasi server IMAP (quale per esempio gmail) oppure di accedere ai folder della posta di Outlook.

È possibile usare il software per leggere e rispondere alle email dei clienti. Solo le mail rilevanti dei clienti verranno archiviate, lo spam e tutte le mail di transito sulla casella possono essere visualizzate ma non verranno archiviate.

Rispetto alla gestione con i normali client di posta elettronica si ottengono i seguenti vantaggi:

• popolare in automatico il database dei clienti ottenendo un archivio unificato dei messaggi scambiati dai vari operatori;
• creare in automatico attività o pratiche in conseguenza alle email ricevute, con possibilità di assegnarle ai collaboratori e mantenendo il collegamento con la mail iniziale e con le successive risposte;
• censire “al volo” eventuali contatti non presenti in anagrafica andando a popolare la rubrica di studio in modo dinamico e collaborativo.

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Integrazione con Centralino

Studio Plan offre l’integrazione con Wildix, ovvero un centralino in cloud (basato su Internet) che fornisce tutte le funzioni necessarie per la moderna comunicazione tra cui: chiamate audio e video, messaggistica istantanea (chat), videoconferenze, gestione di rubriche condivise tra colleghi e condivisione desktop.

Le funzionalità possono essere utilizzate sia da pc mediante un’applicazione web chiamata Collaboration, che sugli smartphone mediante una app dedicata; entrambe permettono di consultare la rubrica, effettuare e rispondere a chiamate, attivare e partecipare a videoconferenze.

È possibile ricevere e fare telefonate direttamente dall’applicazione mobile utilizzando il proprio interno, in qualunque posto ci si trovi purché sotto copertura internet di rete mobile o Wi-Fi, così come trasferire telefonate dall’ufficio al cellulare e viceversa senza occupare traffico telefonico.

Altra funzionalità di Collaboration è la chat istantanea tra colleghi, molto comoda, ad esempio, per le normali comunicazioni interne in tempo reale tra persone che risiedono in uffici diversi o in mobilità. 

Gestione documenti

Il software consente di importare documenti e collegarli a clienti e pratiche in modo semplice e veloce: acquisizione diretta da scanner, ovvero selezione di un file del PC, trascinando direttamente una mail di Outlook® sul cliente o sulla pratica.

L’archivio dei documenti importati può essere gestito in vari modi: come archivio all’interno del database, come collegamento ai file nella cartella documentale, con integrazione mediante sistemi di archiviazione documentale on-line.

Analisi dei dati

I vari report disponibili costituiscono gli strumenti per l’analisi e il controllo dello studio, vediamo nel seguito i principali:

• Cruscotto cliente: analizza la redditività del cliente con la composizione
  dei costi e dei ricavi, i collaboratori che vi hanno lavorato e le aree di attività.
• Cruscotto collaboratore: analizza la produttività delle risorse umane, il margine di contribuzione e la distribuzione delle ore lavorate sulle aree di attività.
• Cruscotto studio: fornisce importanti indicatori globali sulle performance dello studio quali la percentuale di attività produttive e improduttive, il costo orario medio, il ricavo medio generato per ogni ora prodotta
• Analisi fatturato: andamento del valore mensile delle parcelle e degli avvisi di parcella emessi , in confronto con esercizio precedente
• Liste delle prestazioni e spese: estese possibilità di filtrare ed ottenere dei report con le liste delle prestazionei effettuate e delle spese ancticipate, sia per il controllo interno che ai fini della fatturazione e della rendicontazione puntuale ai clienti

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