La gestione documentale rappresenta una delle attività più time-consuming per gli studi professionali. Lettere d’incarico, informative privacy, documenti fiscali: ogni giorno i professionisti dedicano ore preziose a operazioni ripetitive che potrebbero essere automatizzate. La soluzione? L’integrazione tra StudioPlan e Contract Geek per la firma digitale a distanza.
Perché digitalizzare il processo di firma dei documenti
Parliamoci chiaro: quanti di voi perdono ancora tempo a stampare documenti, raccogliere firme, organizzare faldoni, scansionare e archiviare? Gli studi professionali che ancora gestiscono manualmente la firma dei documenti affrontano quotidianamente perdite di tempo enormi in stampe e invii postali, senza contare le settimane di attesa per la restituzione dei documenti firmati. E poi ci sono i costi: carta, toner, spedizioni che si accumulano mese dopo mese. Per non parlare della difficoltà nel tracciare dove si trova ogni singolo documento e a che punto è il processo di firma.
La firma digitale a distanza elimina completamente questi problemi, offrendo un processo completamente automatizzato e tracciabile che fa risparmiare tempo e denaro.
Come funziona l’integrazione StudioPlan-Contract Geek
L’integrazione tra le due piattaforme permette di gestire l’intero workflow di firma digitale senza mai uscire dal proprio gestionale. Prendiamo ad esempio una situazione classica: dovete inviare una lettera di incarico a un nuovo cliente.
Generazione automatica dei documenti
Il primo vantaggio dell’integrazione è che potete generare il documento direttamente da StudioPlan. Il sistema inserisce automaticamente i dati anagrafici del cliente e i termini contrattuali, eliminando il rischio di errori di trascrizione. Niente più copia-incolla o riempimento manuale di template: tutto viene popolato in automatico attingendo dai dati già presenti nel gestionale.
Invio per la firma digitale in un click
Una volta generato il documento e visualizzata l’anteprima, basta cliccare su “Condividi” per trovare l’opzione di richiesta firma digitale. Si apre una finestra dove inserire i dati del firmatario. Se il contatto è già presente nella scheda referenti del cliente, il sistema lo propone automaticamente nel menu a tendina. Altrimenti potete creare un nuovo firmatario inserendo i dati anagrafici direttamente in quella schermata. Niente di più semplice.
Workflow automatico in Contract Geek
Qui avviene la parte interessante: quando premete “Invia per la firma“, il workflow viene generato automaticamente in Contract Geek trasferendo tutti i dati della ditta, le informazioni del firmatario e il documento PDF completo. La firma viene posizionata automaticamente sul documento, ma potete comunque trascinarla dove preferite e aggiungere ulteriori campi firma se il documento lo richiede.
Livelli di sicurezza della firma digitale
Un aspetto che spesso preoccupa i professionisti è la sicurezza e il valore legale della firma digitale. Contract Geek offre diversi livelli di sicurezza che potete scegliere in base alle esigenze specifiche del documento. Si va dall’OTP via email o SMS per documenti standard, fino alla firma elettronica avanzata con SPID o alla firma elettronica qualificata per i documenti che richiedono la massima certificazione.
Oltre al livello di sicurezza, potete impostare la scadenza del link temporaneo che il cliente userà per firmare. C’è anche la possibilità di attivare promemoria automatici, così il cliente riceve dei solleciti se non ha ancora firmato. Molto utile per evitare di dover fare telefonate o inviare email di promemoria manualmente.
L’esperienza del cliente nella firma
Dal punto di vista del cliente, il processo è stato progettato per essere il più fluido possibile. Il firmatario riceve una email con la richiesta di firma e cliccando su “Firma il documento” accede direttamente alla piattaforma Contract Geek. Dopo aver accettato le condizioni, può consultare tranquillamente l’intero documento prima di firmare.
Quando è pronto, preme “Firma” e riceve il codice OTP via email o SMS per confermare la sua identità. Una volta inserito il codice e confermato, il documento è firmato e può scaricarlo immediatamente in PDF. Tutto si completa in pochi minuti, senza bisogno di installare app o creare account complicati.
Monitoraggio e tracciabilità in tempo reale
Una volta avviato il processo, tutto resta centralizzato in StudioPlan. Nella scheda documenti trovate una colonna chiamata “Stato Contract Geek” che vi permette di seguire l’avanzamento in tempo reale. Vedrete lo stato “In attesa” finché il cliente non firma, e quando lo stato cambia in “Firmato” potete aprire il documento per verificare tutte le firme apposte. Niente più “ma il cliente ha firmato?” o “devo richiamare per sollecitare?”. Sapete sempre esattamente a che punto siete.
Valore legale e Audit Trail
Un elemento cruciale per i professionisti è la certezza del valore legale della firma digitale. Non basta che sia comoda, deve anche essere valida agli occhi della legge. Contract Geek offre la funzione di Audit Trail, che permette di consultare la traccia documentale completa che certifica la validità legale della firma. Questa documentazione include timestamp precisi di ogni azione, l’identificazione certa del firmatario, il metodo di autenticazione utilizzato e un log completo delle operazioni.
Il documento firmato può essere archiviato direttamente nella piattaforma, garantendo conservazione sicura e conformità normativa. Avete quindi non solo il documento firmato, ma anche tutta la documentazione che ne certifica l’autenticità.
I vantaggi concreti per il tuo studio
I benefici di questa integrazione sono tangibili e misurabili. Pensate a quanto tempo impiegate: stampare il documento, spedirlo o aspettare che il cliente passi in studio, raccogliere in un faldone dedicato alla pratica che deve essere predisposto, posizionare in archivio e tenere traccia della collocazione. Potevano passare giorni o settimane. Ora si parla di minuti. I costi di stampa, carta e spedizione si azzerano completamente. Non è un risparmio da poco, soprattutto se gestite decine o centinaia di documenti al mese, con in più la garanzia di avere tutti i documenti archiviati digitalmente con conservazione a norma.
La professionalità percepita dal cliente aumenta notevolmente. Ricevere una richiesta di firma digitale ben strutturata trasmette un’immagine moderna ed efficiente dello studio. La tracciabilità completa di ogni documento elimina quell’ansia da “dove sarà finito quel documento?” che tutti conosciamo. E grazie all‘inserimento automatico dei dati, gli errori di trascrizione manuale diventano un ricordo del passato.
Per chi è indicata questa soluzione
Questa integrazione è particolarmente utile per studi commercialisti che gestiscono numerosi incarichi professionali e hanno bisogno di raccogliere firme su lettere di incarico, informative privacy e documenti contabili. I consulenti del lavoro che trattano alto volume di pratiche possono finalmente dire addio alla gestione cartacea. Gli studi legali che necessitano di firme certificate trovano in questa soluzione la garanzia del valore legale unita alla praticità della digitalizzazione.
In generale, se siete professionisti stanchi di perdere tempo in attività ripetitive e volete automatizzare i processi del vostro studio, questa è la soluzione che stavate cercando.
Il futuro della gestione documentale è già qui
La digitalizzazione dei processi di firma non è più un’opzione futuristica, è una necessità del presente. Gli studi che continuano a lavorare con carta e penna si trovano inevitabilmente svantaggiati rispetto a chi ha abbracciato le nuove tecnologie. L’integrazione tra StudioPlan e Contract Geek offre una soluzione completa che unisce semplicità d’uso, validità legale e automazione spinta.
La riduzione drastica dei tempi di gestione documentale vi permette di dedicare più energie alle attività che generano valore: consulenza ai clienti, analisi strategiche, sviluppo del business. I costi operativi legati alla gestione cartacea si azzerano, mentre la conformità normativa è garantita dall’Audit Trail. È un investimento che si ripaga velocemente, non solo in termini economici ma soprattutto in qualità del lavoro e soddisfazione professionale.
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